ทำไมระบบ POS ต้องขายต่อได้ตอนเน็ตหลุด

เน็ตหลุดไม่ใช่เรื่องหายาก

ผู้ให้บริการล่ม เราเตอร์ค้าง ช่างมาตัดสายผิดเส้น หรือแค่ฝนตกหนัก เหตุการณ์พวกนี้เกิดขึ้นได้ทุกเดือน ถ้าระบบ POS ออกแบบมาให้ทำงานได้เฉพาะตอนออนไลน์ นาทีที่เน็ตหลุดคือนาทีที่ร้านหยุดขาย

สำหรับร้านที่ขายวันละสองสามหมื่น การหยุดขายหนึ่งชั่วโมงในช่วงพีคคือเงินที่หายไปจริง ๆ และที่แย่กว่าคือภาพลักษณ์ต่อหน้าลูกค้าที่ต่อคิวอยู่

ระบบที่ทำงานแบบออฟไลน์ได้ ทำงานอย่างไร

หลักการคือเก็บข้อมูลที่จำเป็นต่อการขายไว้ที่เครื่องหน้าร้านด้วย ไม่ใช่ดึงจากเซิร์ฟเวอร์ทุกครั้ง

1. รายการสินค้าและราคาถูกซิงก์มาเก็บไว้ที่เครื่องล่วงหน้า
2. เมื่อขาย ระบบบันทึกบิลลงเครื่องก่อนเสมอ แล้วค่อยส่งขึ้นเซิร์ฟเวอร์
3. ถ้าส่งไม่สำเร็จ บิลจะถูกเข้าคิวรอไว้ และลองส่งใหม่อัตโนมัติเมื่อกลับมาออนไลน์
4. พนักงานเห็นสถานะชัดเจนว่าตอนนี้อยู่โหมดออฟไลน์และมีกี่บิลที่ยังไม่ส่ง

ข้อจำกัดที่ต้องยอมรับ

โหมดออฟไลน์ไม่ได้ทำให้ทุกอย่างทำงานได้เหมือนเดิม สิ่งที่ต้องเชื่อมต่อภายนอกจริง ๆ จะใช้ไม่ได้ เช่น การตัดบัตรเครดิตผ่านเครื่อง EDC ที่ต้องขออนุมัติจากธนาคาร หรือการเช็กแต้มสมาชิกแบบเรียลไทม์ข้ามสาขา

ทางออกที่ใช้กันคือ ให้ระบบยังรับเงินสดและบันทึกบิลได้ตามปกติ ส่วนรายการที่ต้องออนไลน์ให้แจ้งพนักงานชัดเจนว่ายังทำไม่ได้ ดีกว่าปล่อยให้กดแล้วค้าง

เรื่องที่ต้องระวัง — สต็อกกับเลขที่บิล

สองจุดนี้คือจุดที่ระบบออฟไลน์พังบ่อยที่สุด

• เลขที่บิลชนกัน ถ้าหลายเครื่องออฟไลน์พร้อมกันแล้วต่างคนต่างรันเลข พอกลับมาออนไลน์จะได้บิลเลขซ้ำ ทางแก้คือแบ่งช่วงเลขให้แต่ละเครื่องตั้งแต่แรก
• สต็อกติดลบ ถ้าสองสาขาขายสินค้าชิ้นสุดท้ายพร้อมกันตอนออฟไลน์ ระบบต้องมีวิธีรายงานให้คนตรวจสอบ ไม่ใช่เงียบไปเฉย ๆ

สรุป

เวลาเลือกระบบ POS อย่าถามแค่ว่า "ทำงานออฟไลน์ได้ไหม" แต่ถามต่อว่า จัดการเลขที่บิลอย่างไร ซิงก์กลับตอนไหน และถ้าข้อมูลชนกันจะแจ้งใคร คำตอบของสามคำถามนี้บอกได้เลยว่าระบบถูกออกแบบมาอย่างเข้าใจหน้าร้านจริงหรือเปล่า