ใช้ Excel ต่อไปก็ได้ไหม จุดไหนที่ควรเปลี่ยนมาใช้ ERP

Excel ไม่ใช่ผู้ร้าย

Excel เป็นเครื่องมือที่ดีมาก ยืดหยุ่น เรียนรู้ง่าย และแทบทุกคนใช้เป็น ธุรกิจจำนวนมากรันด้วย Excel ได้สบายไปอีกหลายปี การเปลี่ยนมาใช้ ERP ทั้งที่ยังไม่จำเป็นคือการเผาเงินเปล่า

คำถามที่ถูกต้องจึงไม่ใช่ "Excel ดีหรือไม่ดี" แต่คือ "ธุรกิจเรามาถึงจุดที่ Excel เอาไม่อยู่แล้วหรือยัง"

สัญญาณที่บอกว่าถึงเวลาแล้ว

หนึ่ง — ข้อมูลชุดเดียวกันถูกกรอกซ้ำหลายที่ ฝ่ายขายกรอกใบสั่งซื้อในไฟล์หนึ่ง คลังจดของออกในอีกไฟล์ บัญชีคีย์เข้าโปรแกรมบัญชีอีกรอบ พอตัวเลขไม่ตรงกันก็ต้องนั่งไล่ทีละบรรทัด นี่คือต้นทุนที่ไม่มีใครบันทึกไว้ในงบกำไรขาดทุน แต่จ่ายอยู่ทุกเดือน

สอง — ไม่มีใครรู้ว่าไฟล์ไหนคือฉบับล่าสุด ราคาสินค้า_final_v3_แก้ล่าสุด.xlsx คือสัญญาณอันตราย เพราะแปลว่าไม่มีแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้แหล่งเดียว

สาม — ตอบคำถามผู้บริหารไม่ได้ในเวลาที่ต้องการ ถ้าคำถามว่า "เดือนนี้สินค้าตัวไหนกำไรดีที่สุด" ต้องใช้เวลาสองวันรวบรวมข้อมูล แปลว่าข้อมูลกระจัดกระจายเกินกว่าจะใช้ตัดสินใจได้ทัน

สี่ — สิทธิ์เข้าถึงข้อมูลควบคุมไม่ได้ ไฟล์เงินเดือนหรือต้นทุนสินค้าอยู่ในโฟลเดอร์แชร์ที่ใครก็เปิดได้ และไม่มีบันทึกว่าใครแก้อะไรไปบ้าง

ห้า — คนที่รู้สูตรลาออก ไฟล์ที่มีสูตรซับซ้อนหลายพันบรรทัด มักมีคนเดียวในบริษัทที่เข้าใจ พอคนนั้นลาออก ไฟล์นั้นก็กลายเป็นกล่องดำทันที

ถ้ายังไม่ถึงจุดนั้น ทำอะไรได้บ้าง

ไม่ต้องกระโดดไป ERP เต็มรูปแบบทันที ลองแก้ทีละจุดก่อน เช่น ย้ายข้อมูลสินค้าและลูกค้าไปไว้ที่เดียวกัน กำหนดคนรับผิดชอบต่อไฟล์แต่ละชุด หรือเริ่มจากระบบเล็ก ๆ ที่แก้ปัญหาเฉพาะจุดที่เจ็บที่สุดก่อน

ถ้าถึงจุดนั้นแล้ว

เริ่มจากโมดูลที่แก้ปัญหาชัดที่สุดก่อน อย่าเปิดทุกโมดูลพร้อมกัน และให้เวลากับการย้ายข้อมูลมากกว่าที่ประเมินไว้เสมอ