วางระบบ ERP ใช้เวลานานแค่ไหน แต่ละเฟสทำอะไรบ้าง

คำตอบสั้น ๆ คือ 3 ถึง 9 เดือน

ช่วงเวลาที่ต่างกันขนาดนี้ไม่ได้เกิดจากความเร็วของทีมพัฒนา แต่เกิดจากจำนวนโมดูล ความซับซ้อนของกระบวนการ และที่สำคัญที่สุดคือความพร้อมของข้อมูลฝั่งลูกค้า

เฟส 1 — วิเคราะห์กระบวนการ (3 ถึง 6 สัปดาห์)

นั่งคุยกับผู้ใช้งานจริงทีละแผนก ไม่ใช่คุยกับหัวหน้าอย่างเดียว เพราะกระบวนการที่เขียนไว้ในเอกสารกับที่ทำจริงหน้างานมักไม่เหมือนกัน ผลลัพธ์ของเฟสนี้คือผังกระบวนการและเอกสารขอบเขตงานที่ทั้งสองฝ่ายเซ็นรับรอง

จุดที่มักเสียเวลา คือหาเวลาที่ทุกแผนกว่างตรงกันไม่ได้ แนะนำให้ล็อกตารางไว้ล่วงหน้าตั้งแต่ต้นโครงการ

เฟส 2 — ออกแบบและพัฒนา (8 ถึง 20 สัปดาห์)

พัฒนาเป็นรอบละ 2 สัปดาห์ จบแต่ละรอบต้องมีของให้ลูกค้ากดใช้จริงได้ ไม่ใช่รอดูตอนจบทีเดียว การเห็นระบบเร็วช่วยให้จับความเข้าใจผิดได้ตั้งแต่ยังแก้ถูก

เฟส 3 — ย้ายข้อมูล (2 ถึง 6 สัปดาห์ ทำคู่ขนานไปได้)

เฟสที่ถูกประเมินต่ำที่สุดเสมอ ข้อมูลจากระบบเดิมมักมีรายการซ้ำ ชื่อสินค้าเขียนไม่เหมือนกัน หรือยอดยกมาไม่ตรงกับบัญชี ต้องทดลองนำเข้าอย่างน้อย 2 ถึง 3 รอบ และให้ฝ่ายที่เป็นเจ้าของข้อมูลตรวจสอบเอง

เฟส 4 — อบรมและทดลองใช้ (3 ถึง 4 สัปดาห์)

อบรมแยกตามบทบาท พนักงานคลังไม่จำเป็นต้องเรียนเรื่องผังบัญชี ช่วงนี้ควรให้ทีมใช้ระบบใหม่คู่ขนานกับระบบเดิมสักระยะ เพื่อเทียบผลลัพธ์ว่าตรงกันไหม

เฟส 5 — เปิดใช้จริงและดูแลต่อ

สัปดาห์แรกหลังเปิดใช้จริงคือช่วงที่ต้องมีคนพร้อมตอบคำถามตลอดเวลา ปัญหาที่เจอส่วนใหญ่ไม่ใช่บั๊ก แต่เป็นความไม่คุ้นเคย

สิ่งที่ทำให้โครงการช้ากว่ากำหนด

จากประสบการณ์ สามอันดับแรกคือ ข้อมูลตั้งต้นไม่พร้อม ผู้ตัดสินใจไม่ว่าง และการเพิ่มขอบเขตงานระหว่างทางโดยไม่ปรับกำหนดส่ง ทั้งสามข้ออยู่ฝั่งการบริหารโครงการทั้งหมด ไม่ใช่ฝั่งเทคนิค