เช็กลิสต์ 7 ข้อ ก่อนตัดสินใจวางระบบ ERP

ERP ไม่ใช่ยาครอบจักรวาล

หลายบริษัทเริ่มโครงการ ERP ด้วยความหวังว่าระบบจะแก้ปัญหาการทำงานทั้งหมด แล้วจบลงด้วยระบบราคาแพงที่พนักงานไม่ยอมใช้ ปัญหาส่วนใหญ่ไม่ได้อยู่ที่ซอฟต์แวร์ แต่อยู่ที่การเตรียมตัวก่อนเริ่ม

ก่อนเซ็นสัญญากับใคร ลองตอบ 7 ข้อนี้ให้ได้ก่อน

1. ปัญหาที่อยากแก้คืออะไร วัดเป็นตัวเลขได้ไหม

"อยากให้ระบบดีขึ้น" ไม่ใช่เป้าหมาย แต่ "ปิดงบสิ้นเดือนให้เสร็จใน 3 วันแทน 10 วัน" หรือ "ลดของขาดสต็อกจากเดือนละ 20 ครั้งเหลือ 5 ครั้ง" คือเป้าหมายที่วัดผลได้ ถ้าตอบข้อนี้ไม่ได้ จะไม่มีทางรู้เลยว่าโครงการสำเร็จหรือไม่

2. ใครเป็นเจ้าของโครงการ

ต้องมีคนในบริษัทที่ตัดสินใจแทนองค์กรได้ และมีเวลาให้โครงการจริง ๆ ไม่ใช่มอบหมายให้ฝ่าย IT คนเดียวแล้วปล่อยไป เพราะ ERP กระทบทุกแผนก การตัดสินใจว่าจะปรับกระบวนการไหนต้องมีคนชี้ขาด

3. ข้อมูลตั้งต้นพร้อมแค่ไหน

รายการสินค้า รายชื่อลูกค้า ยอดยกมา ผังบัญชี — ข้อมูลพวกนี้อยู่ที่ไหน อยู่ในสภาพที่นำเข้าได้เลยหรือต้องล้างข้อมูลก่อน ประสบการณ์บอกว่าขั้นตอนล้างข้อมูลกินเวลามากกว่าที่คิดเสมอ

4. กระบวนการทำงานทุกวันนี้เป็นอย่างไร

วาดผังออกมาให้เห็นว่าใบสั่งขายเดินทางผ่านมือใครบ้าง ใครอนุมัติ ใครบันทึก จุดที่งานติดขัดอยู่ตรงไหน ถ้าเอากระบวนการที่พังอยู่แล้วไปใส่ในระบบใหม่ ก็จะได้กระบวนการที่พังเหมือนเดิมแต่แพงขึ้น

5. จะเริ่มจากโมดูลไหนก่อน

ไม่จำเป็นต้องเปิดใช้ทุกโมดูลพร้อมกัน ส่วนใหญ่เริ่มจากขายและคลังสินค้าก่อน เพราะเห็นผลเร็วและกระทบเงินสดโดยตรง แล้วค่อยขยายไปจัดซื้อและบัญชี

6. งบประมาณรวมค่าอะไรบ้าง

ค่าพัฒนาเป็นแค่ส่วนหนึ่ง อย่าลืมค่าอบรมพนักงาน ค่าย้ายข้อมูล ค่าดูแลรายปี และเวลาของพนักงานที่ต้องหยุดงานประจำมาเรียนรู้ระบบใหม่

7. ถ้าทีมที่ทำหายไป จะทำอย่างไรต่อ

ถามให้ชัดตั้งแต่แรกว่าใครเป็นเจ้าของ Source code มีเอกสารระบบไหม ทีมอื่นรับช่วงต่อได้หรือเปล่า คำถามนี้ไม่มีใครชอบตอบ แต่เป็นคำถามที่สำคัญที่สุดในระยะยาว

สรุป

ถ้าตอบครบ 7 ข้อได้ โครงการ ERP มีโอกาสสำเร็จสูงมาก และการคุยกับผู้พัฒนาจะง่ายขึ้นเยอะ เพราะทั้งสองฝ่ายเห็นภาพเดียวกันตั้งแต่ต้น